El rol del agente residente en Panamá

En varias ocasiones, sobre todo en los últimos tiempos, hemos visto con preocupación cómo se confunde la personalidad del agente residente con aquélla de las sociedades que incorporamos como parte de nuestro ejercicio profesional.  Resulta ya hasta común encontrar titulares en los medios de comunicación que responsabilizan a los agentes residentes panameños por las investigaciones y procesos judiciales que contra sociedades panameñas se ventilan en otros países.

En ese momento, muy en lo personal me he percatado de que quizás hemos dado por sentado que quien recibe la información, procesa, investiga y difunde la noticia, tiene completamente claro cuál es el concepto y la función del agente residente en nuestro país, lo cual no es necesariamente cierto. 

Lo realmente cierto es que quien recibe la noticia posiblemente tampoco lo tenga claro. Y cuando esta noticia, fundamentada en concepciones erradas o imperfectas alcanza la esfera internacional, el impacto que resulta es adverso a las gestiones de promoción que se realizan para la atracción de inversión extranjera hacia nuestro país y la consolidación de la reputación de nuestra plataforma de servicios a nivel internacional.   

De allí la importancia de que quienes actúan como fuentes calificadas de información, manejen a cabalidad estos conceptos. 

¿Qué es entonces la figura del Agente Residente? 

En nuestra legislación, la figura tiene su génesis en la Ley 32 de 1927, que hoy en día es la Ley que regula el tema de las sociedades anónimas en nuestro país. Dicha Ley, en su artículo 2, ordinal 7, establece que toda sociedad anónima debe tener un agente en la República de Panamá, el cual puede ser una “persona jurídica”.

El norma tal cual fue redactada dejaba abierta la posibilidad de que cualquier persona, natural o jurídica, con independencia de su profesión u oficio, pudiese fungir como agente residente de una sociedad anónima. 

No fue sino hasta el año 1966, cuando mediante el Decreto 147 de 4 de mayo de ese año, que reglamentó la inscripción de ciertos documentos en el Registro Público, se especificó que únicamente podía ser agente de una sociedad anónima, “un abogado o una sociedad de abogados hábiles para ejercer la profesión”.

La calificación introducida por este Decreto obedeció a que cuando quien representa a una persona jurídica, actúa en representación de ella ante las autoridades, esa representación no la hace en nombre propio si no en nombre y representación de una persona distinta,  y este tipo de representación o actuación  por ley está reservada a los abogados.  

Así quedamos entonces los abogados, en forma individual o colegiada, a través de las firmas de abogados, encargados de la protocolización e inscripción en el Registro Público, de los pactos sociales que dan vida jurídica a las sociedades anónimas, con independencia de que las mimas vayan a tener operaciones dentro o fuera de Panamá. 

Lo cierto es que la incorporación de sociedades ha sido siempre parte de nuestro ejercicio profesional y nuestra función como agentes residentes ha sido el servir de enlace entre las autoridades panameñas o terceros y nuestros clientes, sin que esto nos otorgue la capacidad para obligar y comprometer a la sociedad o la facultad para actuar en representación de ésta.

Y es que la Corte Suprema de Justicia ha manifestado en varias ocasiones que los agentes residentes tenemos un deber de cooperación y colaboración con las autoridades competentes del Ministerio Público, para los fines de persecución de los delitos. 

Los abogados, como cualquier otra persona, estamos obligados a otorgar de oficio, cuantas notas, datos e informes nos soliciten los agentes del Ministerio Público cuando éstos actúen en defensa de los intereses públicos o como funcionarios de instrucción. Esta obligación está contenida en el Artículo 391 del Código Judicial.    

Pero esta labor de cooperación no debe confundirse con una vinculación del agente residente con  las acciones o gestiones derivadas de las operaciones de las sociedades que incorporamos. Los agentes residentes no somos responsables por el actuar comercial de estas sociedades, por el solo hecho de fungir como tales.  

Nuestra responsabilidad como agentes registrados es conocer a nuestros clientes, para comprobar hasta donde resulte razonable o posible hacerlo, que son personas de buena reputación y que las actividades que llevarán cabo con dichas sociedades son legítimas. 

Desde el 1994, mediante el Decreto Ejecutivo 468, se impuso a los agentes residentes en Panamá, el deber de recabar información de los clientes y tenerla a disposición de las autoridades en caso de investigaciones por delitos relacionados con el lavado de capitales o narcotráfico. Las regulaciones en esta materia se han ido mejorando sustancialmente y hoy en día contamos con la Ley 2 de 2011, a la que me referiré en minutos.   

No obstante, los abogados hemos venido realizado gestiones de debida diligencia desde vieja data sin que nos obligase ninguna ley. En el caso de los abogados internacionales, ya que esta obligación existe en otras jurisdicciones donde igualmente actuamos como agentes registrados, desde mucho antes de que en Panamá se regulara esta materia. Y nuestros procesos de debida diligencia, en particular la información que recabamos de nuestros clientes, son muy similares a aquéllos que aplican las instituciones bancarias.     

La Ley 2 de 2011 que regula las medidas que deben adoptar los agentes residentes para conocer a sus clientes, nace producto del esfuerzo que se realiza como país para cumplir con los estándares internacionales de transparencia y disponibilidad de información, así como con las obligaciones contraídas por Panamá producto de la ratificación de tratados o convenios internacionales. 

Esta ley ofrece por primera vez una definición clara de lo que se considera como agente residente, establece las medidas que deben adoptar los agentes residentes para el cumplimiento de la ley, en especial, la documentación que debe mantenerse sobre cada cliente, y estipula sanciones para aquellos que incumplan, las cuales van desde sanciones pecuniarias hasta la suspensión temporal de la capacidad para prestar el servicio de agente registrado. 

En síntesis, esta normativa persigue asegurar que los agentes residentes:

1. Identifiquemos a nuestros clientes, actualizando la información solicitada al inicio de la relación profesional; 

2. Mantengamos los registros sobre el cliente y las sociedades para las cuales hemos prestado el servicio de Agente Registrado, durante la vigencia de la relación y hasta por un periodo, que si mal no recuerdo es de 5 años luego de finalizada la relación; y, 

3. Facilitemos a las autoridades competentes la información requerida, para efectos de combatir el blanqueo de capitales, el financiamiento de actividades terroristas y cualquier otra actividad ilícita en donde se involucre alguna de las sociedades para las cuales fungimos como agentes residentes. Dicha información debe permitir identificar al cliente vinculado con la posible comisión de los ilícitos y hacer posible el que Panamá pueda cumplir con los compromisos adquiridos en virtud de tratados ratificados.

Para ello la ley establece un listado amplio de documentación e información que debemos solicitar a los clientes, como condición para la prestación de nuestros servicios como agentes registrados y brinda además una guía sobre los procedimientos y requisitos que deben cumplir las autoridades competentes al momento de requerirnos información. 

Para concluir, podemos sintetizar lo siguiente: 

• Los agentes residentes fungimos como enlace entre las autoridades competentes o terceros interesados y los clientes para quienes incorporamos vehículos corporativos. 

• Esta función de enlace no debe ser confundida con una facultad de representación que nos vincule en alguna forma con el actuar comercial o civil de las sociedades que incorporamos, en el desarrollo de sus actividades. 

• Los agentes residentes tenemos la obligación de índole legal de conocer a nuestros clientes y realizar gestiones de debida diligencia que permitan su identificación en caso de que así lo requieran las autoridades competentes.    

Sara Montenegro

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